Spanish | Phrases - Business | Appointments

Appointments - Arranging

I would like an appointment with Mr Smith please.
Quisiera fijar una cita con el Sr. Pérez, por favor.
Formal, very polite
When would it suit you?
¿Cuándo le convendría?
Formal, polite
Can we arrange a meeting?
¿Podemos concertar una reunión?
Formal, polite
I think we should meet.
Creo que deberíamos reunirnos.
Formal, direct

Appointments - Postponing

I wonder whether we can postpone our meeting?
¿Tendría algún inconveniente con posponer nuestra reunión?
Formal, very polite
I can't make it tomorrow at 2pm. Can we make it a bit later, say 4pm?
No podré estar allí mañana a las 2pm. ¿Podemos reunirnos un poco más tarde? ¿Por ejemplo a las 4?
Formal, polite
Would it be possible to set another date?
¿Sería posible fijar otra fecha?
Formal, polite
I have to postpone our meeting until…
Tendré que posponer nuestra reunión hasta...
Formal, polite
Unfortunately I am double booked on the day we arranged to meet. Would it be possible to make another date?
Lamentablemente tengo otro compromiso para el mismo día que acordamos la reunión. ¿Sería posible fijar otra fecha?
Formal, polite
I am forced to change the date of our meeting.
Me veo en la obligación de cambiar la fecha de nuestra reunión.
Formal, direct
Could we make it a bit earlier/later?
¿Podemos reunirnos un poco más temprano/un poco más tarde?
Formal, direct

Appointments - Cancelling

I could not reach you on the phone, so I am writing you this mail to tell you I have to cancel your appointment for tomorrow. I'm extremely sorry for any inconvenience caused.
No pude contactarlo por teléfono, por eso le escribo para informarle que tendré que cancelar la cita de mañana. Siento mucho el inconveniente causado.
Formal, polite
Regretfully, I have to inform you that I will not be able to attend our proposed meeting, and shall therefore have to cancel.
Debo informarle que lamentablemente no podré asistir a la cita propuesta y por ello tendré que cancelarla.
Formal, polite
I'm afraid I have to cancel our appointment for tomorrow.
Temo que tendré que cancelar nuestra cita de mañana.
Formal, polite
Owing to…, I'm afraid I have to cancel our appointment.
Debido a..., temo que tendré que cancelar nuestra cita.
Formal, polite