English | Phrases - Application | Reference Letter

Reference Letter - Opening

Sehr geehrter Herr,
Dear Sir,
Formal, male recipient, name unknown
Sehr geehrte Frau,
Dear Madam,
Formal, female recipient, name unknown
Sehr geehrte Damen und Herren,
Dear Sir / Madam,
Formal, recipient name and gender unknown
Sehr geehrte Damen und Herren,
Dear Sirs,
Formal, when addressing several unknown people or a whole department
Sehr geehrte Damen und Herren,
To whom it may concern,
Formal, recipient/s name and gender completely unknown
Sehr geehrter Herr Schmidt,
Dear Mr. Smith,
Formal, male recipient, name known
Sehr geehrte Frau Schmidt,
Dear Mrs. Smith,
Formal, female recipient, married, name known
Sehr geehrte Frau Schmidt,
Dear Miss Smith,
Formal, female recipient, single, name known
Sehr geehrte Frau Schmidt,
Dear Ms. Smith,
Formal, female recipient, name known, marital status unknown
Ich stehe sehr gerne als Referenz für ... zur Verfügung.
I am delighted to be called upon as a reference for…
Used as an opening phrase when one has enjoyed working with the person about whom he / she is writing
Ich habe ... zuerst in ... kennengelernt, als er ... beitrat...
I first became acquainted with...in..., when he joined...
Used to give details of how one knows the candidate
... bat mich um ein Empfehlungsschreiben für seine Bewerbung als ... . Ich freue mich sehr, dies hiermit tun zu können.
...has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… . I am very pleased to do so.
Used as an opening phrase when one has enjoyed working with the person about whom he / she is writing
Die Arbeit als Chef / Vorgesetzter / Kollege von ... seit ... hat mir viel Freude bereitet.
It has been a pleasure to be…'s boss / supervisor / colleague since… .
Used as an opening phrase when one has enjoyed working with the person about whom he / she is writing
Ich freue mich, dieses Empfehlungsschreiben für ... verfassen zu dürfen. In diesem Schreiben möchte ich meinen Respekt und meine Bewunderung für diesen jungen Mann / diese junge Frau zum Ausdruck bringen, der / die einen herausragenden Beitrag zur Arbeit meiner Gruppe geleistet hat.
I am happy to write this letter of recommendation for… . In this letter I would like to express my respect and appreciation for this bright young person, who brought outstanding contribution to the work of my group.
Used as an opening phrase when one has enjoyed working with the person about whom he / she is writing
Sehr gerne verfasse ich das Empfehlungsschreiben für...
I have no hesitancy in writing a letter of recommendation for…
Used as an opening phrase when one has enjoyed working with the person about whom he / she is writing
Es ist mir eine große Freude, ein Empfehlungsschreiben für ... zu verfassen...
It is a pleasure to write a letter of recommendation for…
Used as an opening phrase when one has enjoyed working with the person about whom he / she is writing
Ich kenne ... seit ..., als er / sie einen Kurs bei mir belegte / begann, als ... zu arbeiten.
I have known...since… , when he / she enrolled in my class / began to work at… .
Used to give details of how one knows the candidate
Ich kenne ... seit ... in meiner Tätigkeit als ... bei ... .
I have known...for...months / years in my capacity as...at… .
Used to give details of how one knows the candidate
Ich war von ... bis ... Chef / Vorgesetzter / Kollege / Lehrer von ... .
I was…boss / supervisor / colleague / teacher from…to… .
Used to give details of how one knows the candidate
... arbeitete für mich als ... an unterschiedlichen Projekten. Auf Grundlage seiner / ihrer Arbeit würde ich ihn / sie als einen / eine der besten ... einschätzen, der / die bislang für uns gearbeitet hat.
...worked for me on various projects as a..., and based on his / her work, I would rank him / her as one of the best...we have ever had.
Used as an opening phrase when one has enjoyed working with the person about whom he / she is writing

Reference Letter - Experience / Skill Set

Seit Beginn unserer Zusammenarbeit habe ich ihn / sie als ... Person kennengelernt.
Since the beginning of our collaboration I know him / her as a…person.
Used to describe a positive aspect of the candidate's personality
...zeichnete er sich dadurch aus, dass...
...distinguished himself / herself by…
Used to explain the main positive attributes that the candidate demonstrated
Zu seinen / ihren größten Stärken zählen...
His / her greatest talent is / lies in…
Used to show the candidate's main strengths
Er / sie ist ein(e) kreativ(e) Problemlöser(in).
He / she is a creative problem-solver.
Used to describe a candidate who readily accepts and solves challenges
Er / sie verfügt über ein vielfältiges Spektrum an Fähigkeiten.
He / she has a broad range of skills.
Used to describe a candidate who has a good all-round set of skills
Er / sie kommuniziert seine / ihre Ideen klar und deutlich.
He / she communicates his / her ideas clearly.
Used to describe a candidate with good communication skills
Er / sie kann mit Verantwortung gut umgehen.
He / she handles responsibility well.
Used to describe a candidate who can manage a team / project well and who works well under pressure
Er / sie verfügt über ein breites Wissen in... .
He / she has a wide-ranged knowledge of… .
Used to describe what skills a candidate already has to offer
Er erfasst neue Konzepte äußerst schnell und ist darüber hinaus offen für konstruktive Kritik und Anmerkungen zu seiner Arbeit.
He grasps new concepts quickly and accepts constructive criticism and instruction concerning his work.
Used to describe an astute and dynamic candidate, very complimentary
An dieser Stelle möchte ich anmerken, dass ... ist und die Fähigkeit besitzt, ... .
I would like to mention here, that...is…and has the ability to… .
Used to give specific details regarding a candidate's ability to do something
Seine / ihre außergewöhnliche Fähigkeit, ... , war von großem Wert.
His / her extraordinary ability to...was invaluable.
Used to describe a candidate's best quality
Er / sie hat in ... stets eine aktive Rolle eingenommen.
He / she always takes an active role in… .
Used to describe a candidate that is active and likes to get involved in work
Er / sie hält sich stets an Terminabsprachen. Wenn er / sie ein Anliegen oder eine Rückfrage zu einer Aufgabe hat, spricht er / sie dies klar und deutlich an, und gibt damit anderen eine Stimme, die zwar ähnlich empfinden, dies aber nicht sagen können oder wollen.
He / she finishes her work on schedule. When he / she has a concern or question about an assignment, he / she speaks his / her mind clearly and directly, giving voice to what others may feel but cannot or will not say.
Used to describe an astute and dynamic candidate, very complimentary

Reference Letter - Job responsibilities

Während seiner / ihrer Zeit bei uns hat er / sie ... . Diese Verantwortung umfasste ... .
While he / she was with us he / she… . This responsibility involved… .
Used to give a list of tasks a candidate undertook and what each entailed
Zu seinen / ihren wichtigsten Verantwortlichkeiten zählten...
His / her main responsibilities were…
Used to give a list of tasks a candidate undertook
Seine / ihre wöchentlichen Aufgaben umfassten...
His / her weekly tasks involved…
Used to give a list of weekly tasks a candidate undertook

Reference Letter - Evaluation

Ich möchte betonen, dass es eine Freude war, mit ... zu arbeiten. Er / sie ist eine verlässliche und kluge Person mit einem ausgeprägten Sinn für Humor.
I would like to say that it is pleasant to work with..., he / she is reliable and intelligent person with good sense of humor.
Used to give a positive evaluation of a candidate
Wenn seine / ihre Leistung in unserem Unternehmen als Indiz für seine / ihre Leistung bei Ihnen gelten kann, dann wäre er / sie eine echte Bereicherung für Ihre Firma.
If his / her performance in our company is a good indication of how he / she would perform in yours, he / she would be an extremely positive asset to your program.
Used to give a very positive evaluation of a candidate
Meiner Meinung nach ist ... ein sehr fleißiger und eigenverantwortlicher Mitarbeiter, der ein Projekt stets in seiner Gänze durchdringt.
In my opinion, ...is a hard-working self-starter who invariably understands exactly what a project is all about.
Used to give a positive evaluation of a candidate
...liefert seine Arbeit ausnahmlos qualitativ hochwertig und termingerecht ab.
...consistently produces high quality work in a timely fashion.
Used to give a positive evaluation of a candidate
Die einzige Schwäche, die ich zu seiner / ihrer Leistung anmerken kann, war...
The only area of weakness that I ever noted in his / her performance was...
Used to give a negative aspect when evaluating a candidate
Meiner Meinung nach sollte ... den Vorzug vor anderen Kandidaten erhalten, weil...
I believe…should be considered ahead of other candidates because…
Used to recommend the candidate for specific reasons, a very positive way to evaluate a candidate

Reference Letter - Closing

...wäre eine großartige Bereicherung für Ihr Programm. Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne per Email oder Telefon zur Verfügung.
...will be a great addition to your program. If I can further assist, please e-mail or call me.
Used to close a positive reference letter
Ich gebe meine nachdrückliche Empfehlung für ... ab. Er / sie wäre eine Bereicherung für Ihr Programm.
...has my strong recommendation. He / She will be a credit to your program.
Used to close a very positive reference letter
Ich bin zuversichtlich, dass ... auch zukünftig sehr leistungsstark sein wird. Er / sie hat meine höchste Empfehlung.
I am confident that...will continue to be very productive. He / she has my highest recommendation.
Used to close a very positive reference letter
Ich kann ihn / sie ohne jeden Vorbehalt sehr empfehlen. Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne per Email oder Telefon zur Verfügung.
I give him / her my highest recommendation, without reservation. Please send e-mail or call me if you have further questions.
Used to close an extremely positive reference letter
Ich glaube fest an seine / ihre außergewöhnlichen Fähigkeiten als ... und empfehle ihn / sie nachdrücklich zur Weiterbildung an Ihrer Universität, wo er / sie sich weiterentwicklen und seine / ihre Talente einsetzen kann.
I firmly believe in his / her outstanding abilities for...and strongly recommend him / her for further education at your university, where he /she can develop and apply his / her bright talents.
Used to close an extremely positive reference letter
Es ist mir eine große Freude, ihm / ihr meine höchste Empfehlung auszusprechen. Ich hoffe, dass diese Information für Sie hilfreich ist.
It is satisfying to be able to give him / her my highest recommendation. I hope this information proves helpful.
Used to close an extremely positive reference letter
Ich kann ... nachdrücklich als vielversprechenden Kandidaten empfehlen.
I enthusiastically recommend...as a promising candidate.
Used to close an extremely positive reference letter
Ich habe selten die Gelegenheit, jemanden vorbehaltlos zu empfehlen. Daher ist es mir eine große Freude, dies im Falle von ... tun zu können.
Seldom have I been able to recommend someone without reservation. It is a pleasure to do so in the case of… .
Used to close an extremely positive reference letter
Ich respektiere ... als Kollegen / Kollegin; trotzdem muss ich Ihnen ehrlicherweise mitteilen, dass ich ihn / sie für Ihr Unternehmen leider nicht empfehlen kann.
I respect...as a colleague, but I must say that in all honesty, I cannot recommend him / her for your company.
Used when one doesn't feel the candidate is suitable for the job
Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
I will be pleased to answer any additional questions you may have.
Used to close a positive reference letter
Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne per Brief / Email zur Verfügung.
You can contact me by letter / e-mail if you require any further information.
Used to close a positive reference letter