English | Phrases - Business | Appointments

Appointments - Arranging

أودّ أن أحدّد موعدا مع السيد خالد من فضلك.
I would like an appointment with Mr Smith please.
Formal, very polite
متى تفضّل ذلك؟
When would it suit you?
Formal, polite
هل يمكن أن نحدد موعدا؟
Can we arrange a meeting?
Formal, polite
أعتقد أنه يجب علينا أن نلتقي.
I think we should meet.
Formal, direct

Appointments - Postponing

هل يمكننا أن نؤجل لقاءنا؟
I wonder whether we can postpone our meeting?
Formal, very polite
لا أستطيع أن أكون هناك غدا على الساعة الثانية بعد الظهر. هل يمكن أن نلتقي في وقت متأخّر، على الساعة الرابعة مثلا؟
I can't make it tomorrow at 2pm. Can we make it a bit later, say 4pm?
Formal, polite
هل من الممكن أن نحدد وقتا آخر؟
Would it be possible to set another date?
Formal, polite
عليّ أن نؤجل اجتماعنا حتى...
I have to postpone our meeting until…
Formal, polite
للأسف فأنا مشغول جدا في اليوم الذي حددناه لاجتماعنا. هل من الممكن أن نتفق على وقتٍ آخر؟
Unfortunately I am double booked on the day we arranged to meet. Would it be possible to make another date?
Formal, polite
أنا مضطرّ لتغيير موعد اجتماعنا.
I am forced to change the date of our meeting.
Formal, direct
هل من الممكن أن نلتقي باكرا \ بشكل متأخرٍ قليلا؟
Could we make it a bit earlier/later?
Formal, direct

Appointments - Cancelling

لم أستطع الحصول عليك بالتليفون، لهذا أكتب إليك هذه الرسالة الإلكترونية لأعلمك أني مجبر على إلغاء الموعد غدا. أعتذر أشد الاعتذار مسبقا على أي إزعاج قد يُسبّبه قراري هذا.
I could not reach you on the phone, so I am writing you this mail to tell you I have to cancel your appointment for tomorrow. I'm extremely sorry for any inconvenience caused.
Formal, polite
يؤسفني أن أعلمك أنه يتعذر علي حضور الاجتماع المقترح وبناء عليه فإني مضطر إلى إلغائه.
Regretfully, I have to inform you that I will not be able to attend our proposed meeting, and shall therefore have to cancel.
Formal, polite
للأسف أنا مضطر لإلغاء موعدنا المقرر ليوم الغد.
I'm afraid I have to cancel our appointment for tomorrow.
Formal, polite
نظرا لـ.. يؤسفني أن أعلمك أني مضطر لإلغاء موعدنا.
Owing to…, I'm afraid I have to cancel our appointment.
Formal, polite