English | Phrases - Business | E-Mail

E-Mail - Opening

عزيزي السيد الرئيس،
Dear Mr. President,
Very formal, recipient has a special title that must be used in place of their name
سيدي المحترم،
Dear Sir,
Formal, male recipient, name unknown
سيدتي المحترمة،
Dear Madam,
Formal, female recipient, name unknown
سيدي المحترم \ سيدتي المحترمة،
Dear Sir / Madam,
Formal, recipient name and gender unknown
السادة المحترمون،
Dear Sirs,
Formal, when addressing several unknown people or a whole department
إلى مَن يهمّه الأمر،
To whom it may concern,
Formal, recipient/s name and gender completely unknown
عزيزي السيد أحمد،
Dear Mr. Smith,
Formal, male recipient, name known
عزيزتي السيدة أحمد،
Dear Mrs. Smith,
Formal, female recipient, married, name known
عزيزتي الآنسة منال أحمد،
Dear Miss Smith,
Formal, female recipient, single, name known
عزيزتي الآنسة أحمد،
Dear Ms. Smith,
Formal, female recipient, name known, marital status unknown
عزيزي السيد مجدي أحمد،
Dear John Smith,
Less formal, one has done business with the recipient before
عزيزي مجدي،
Dear John,
Informal, one is personal friends with the recipient, relatively uncommon
نكتب إليك بخصوص...
We are writing to you regarding…
Formal, to open on behalf of the whole company
نكتب إليك بخصوص موضوع...
We are writing in connection with ...
Formal, to open on behalf of the whole company
بالإضافة إلى...
Further to…
Formal, to open regarding something you have seen from the company you are contacting
فيما يتعلق بـ...
With reference to…
Formal, to open regarding something you have seen from the company you are contacting
أكتب لأسأل عن...
I am writing to enquire about…
Less formal, to open on behalf of yourself for your company
أكتب إليك نيابة عن...
I am writing to you on behalf of...
Formal, when writing for someone else
لقد تم ترشيح شركتكم بقوة...
Your company was highly recommended by…
Formal, polite way of opening

E-Mail - Main Body

أرجو ألا تمانع لو...
Would you mind if…
Formal request, tentative
هلا تفضلت بأنْ...
Would you be so kind as to…
Formal request, tentative
سأكون ممنونا لو...
I would be most obliged if…
Formal request, tentative
سنكون مَمْنونين لو استطعت أن ترسل لنا معلومات مفصّلة حول...
We would appreciate it if you could send us more detailed information about…
Formal request, very polite
سأكون شاكرا لو استطعت أنْ...
I would be grateful if you could...
Formal request, very polite
هلا تفضّلت بأن ترسل لي...
Would you please send me…
Formal request, polite
نحن مهتمون بالحصول على...
We are interested in obtaining/receiving…
Formal request, polite
اسمحوا لي بأن أطلب منكم إذا...
I must ask you whether...
Formal request, polite
هل تستطيع أن توصي بأن...
Could you recommend…
Formal request, direct
هل تفضّلت بأن ترسل لي...
Would you please send me…
Formal request, direct
مطلوب منكم بشكل مستعجل أنْ...
You are urgently requested to…
Formal request, very direct
سنكون ممنونين لوْ...
We would be grateful if…
Formal request, polite, on behalf of the company
ما هي قائمة أسعارك الحالية لـ...
What is your current list price for…
Formal specific request, direct
نحن مهتمون بـ... ونودّ أن نعرف...
We are interested in ... and we would like to know ...
Formal enquiry, direct
نفهم من إشهاراتكم أنكم تنتجون...
We understand from your advertisment that you produce…
Formal enquiry, direct
إننا نَنوي أنْ...
It is our intention to…
Formal statement of intent, direct
لقد درسنا اقتراحك بعناية و...
We carefully considered your proposal and…
Formal, leading to a decision regarding a business deal
يؤسفنا أن نعلمكم أنّ...
We are sorry to inform you that…
Formal, rejection of a business deal or showing no interest in an offer
الملف المرفق في شكل...
The attachment is in...
Formal, detailing with what program the recipient should open the attachment
لم أتمكن من فتح الملف المرفق هذا الصباح. برنامج الحماية من الفيروسات كشف فيروسا.
I could not open your attachment this morning. My virus-checker program detected a virus.
Formal, direct, detailing a problem with an attachment
أعتذر لعدم إعادة توجيه الرسالة بشكل أسرع، ولكن، ونظرا لخطإ مطبعيّ، فقد عادت رسالتك على أساس أنّ "المرسل إليه مجهول".
I apologise for not forwarding the message sooner, but due to a typing error your mail was returned marked "user unknown".
Formal, polite
لأجل معلومات أكثر نرجو أن تراجع موقعنا الإلكتروني على ...
For further information please consult our website at…
Formal, when advertising your website

E-Mail - Closing

أرجو أن تتصل بي إذا احتجت إلى أي مساعدة إضافية.
If you need any additional assistance, please contact me.
Formal, very polite
أرجو أن تعلمنا إذا كان بوسعنا أن نقدم أي مساعدات إضافية.
If we can be of any further assistance, please let us know.
Formal, very polite
نشكرك مقدّما...
Thanking you in advance…
Formal, very polite
أرجو ألا تتردد في الاتصال بنا إذا احتجت إلى أيّ معلومات إضافية
Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
Formal, very polite
سأكون في غاية الامتنان إذا تمكنتم من النظر في هذه المسألة بأسرع وقت ممكن.
I would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible.
Formal, very polite
الرجاء الرد بأسرع وقت ممكن لأنّ...
Please reply as soon as possible because…
Formal, polite
إذا احتجت إلى أيّ معلومات إضافية، أرجو ألا تتردد في الاتصال بي.
If you require any further information, feel free to contact me.
Formal, polite
إني أتطلع إلى إمكانية التعاون مستقبلا.
I look forward to the possibility of working together.
Formal, polite
شكرا لمساعدتك في هذا الشأن.
Thank you for your help in this matter.
Formal, polite
أتطلع إلى الحديث معك في هذا الشأن.
I look forward to discussing this with you.
Formal, direct
إذا احتجت إلى معلومات أكثر...
If you require more information ...
Formal, direct
شكرا لثقتك فينا.
We appreciate your business.
Formal, direct
أرجو أن تتصل بي - رقم تليفوني هو...
Please contact me - my direct telephone number is…
Formal, very direct
في انتظار ردكم قريبا.
I look forward to hearing from you soon.
Less formal, polite
تقبلوا أسمى عبارات الإخلاص.
Yours faithfully,
Formal, recipient name unknown
تقبلوا أخلص التحيات،
Yours sincerely,
Formal, widely used, recipient known
تقبلوا فائق عبارات الاحترام،
Respectfully yours,
Formal, not widely used, recipient name known
أجمل التحيات،
Kind/Best regards,
Informal, between business partners who are on first-name terms
تحياتي،
Regards,
Informal, between business partners who work together often