German | Phrases - Business | E-Mail

E-Mail - Opening

Dear Mr. President,
Sehr geehrter Herr Präsident,
Very formal, recipient has a special title that must be used in place of their name
Dear Sir,
Sehr geehrter Herr,
Formal, male recipient, name unknown
Dear Madam,
Sehr geehrte Frau,
Formal, female recipient, name unknown
Dear Sir / Madam,
Sehr geehrte Damen und Herren,
Formal, recipient name and gender unknown
Dear Sirs,
Sehr geehrte Damen und Herren,
Formal, when addressing several unknown people or a whole department
To whom it may concern,
Sehr geehrte Damen und Herren,
Formal, recipient/s name and gender completely unknown
Dear Mr. Smith,
Sehr geehrter Herr Schmidt,
Formal, male recipient, name known
Dear Mrs. Smith,
Sehr geehrte Frau Schmidt,
Formal, female recipient, married, name known
Dear Miss Smith,
Sehr geehrte Frau Schmidt,
Formal, female recipient, single, name known
Dear Ms. Smith,
Sehr geehrte Frau Schmidt,
Formal, female recipient, name known, marital status unknown
Dear John Smith,
Lieber Herr Schmidt,
Less formal, one has done business with the recipient before
Dear John,
Lieber Johann,
Informal, one is personal friends with the recipient, relatively uncommon
We are writing to you regarding…
Wir schreiben Ihnen bezüglich...
Formal, to open on behalf of the whole company
We are writing in connection with ...
Wir schreiben Ihnen in Zusammenhang mit...
Formal, to open on behalf of the whole company
Further to…
Bezug nehmend auf...
Formal, to open regarding something you have seen from the company you are contacting
With reference to…
In Bezug auf...
Formal, to open regarding something you have seen from the company you are contacting
I am writing to enquire about…
Ich schreibe Ihnen, um mich nach ... zu erkundigen...
Less formal, to open on behalf of yourself for your company
I am writing to you on behalf of...
Ich schreibe Ihnen im Namen von...
Formal, when writing for someone else
Your company was highly recommended by…
Ihr Unternehmen wurde mir von ... sehr empfohlen...
Formal, polite way of opening

E-Mail - Main Body

Would you mind if…
Würde es Sie Ihnen etwas ausmachen, wenn...
Formal request, tentative
Would you be so kind as to…
Wären Sie so freundlich...
Formal request, tentative
I would be most obliged if…
Ich wäre Ihnen sehr verbunden, wenn...
Formal request, tentative
We would appreciate it if you could send us more detailed information about…
Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie uns ausführlichere Informationen über ... zusenden könnten.
Formal request, very polite
I would be grateful if you could...
Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie ... könnten...
Formal request, very polite
Would you please send me…
Würden Sie mir freundlicherweise ... zusenden...
Formal request, polite
We are interested in obtaining/receiving…
Wir sind daran interessiert, ... zu beziehen/erhalten...
Formal request, polite
I must ask you whether...
Ich möchte Sie fragen, ob...
Formal request, polite
Could you recommend…
Können Sie ... empfehlen...
Formal request, direct
Would you please send me…
Würden Sie mir freundlicherweise … zusenden...
Formal request, direct
You are urgently requested to…
Sie werden dringlichst gebeten...
Formal request, very direct
We would be grateful if…
Wir wären Ihnen dankbar, wenn...
Formal request, polite, on behalf of the company
What is your current list price for…
Wie lautet Ihr aktueller Listenpreis für...
Formal specific request, direct
We are interested in ... and we would like to know ...
Wir sind an ... interessiert und würden gerne wissen, ...
Formal enquiry, direct
We understand from your advertisment that you produce…
Wir haben Ihrer Werbung entnommen, dass Sie ... herstellen...
Formal enquiry, direct
It is our intention to…
Wir beabsichtigen...
Formal statement of intent, direct
We carefully considered your proposal and…
Wir haben Ihr Angebot sorgfältig geprüft und…
Formal, leading to a decision regarding a business deal
We are sorry to inform you that…
Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass…
Formal, rejection of a business deal or showing no interest in an offer
The attachment is in...
Der Anhang ist im ...-Format.
Formal, detailing with what program the recipient should open the attachment
I could not open your attachment this morning. My virus-checker program detected a virus.
Ich habe Ihren Anhang heute Morgen nicht öffnen können. Mein Virenscanner hat einen Virus entdeckt.
Formal, direct, detailing a problem with an attachment
I apologise for not forwarding the message sooner, but due to a typing error your mail was returned marked "user unknown".
Bitte entschuldigen Sie die verspätete Weiterleitung der Nachricht, aber aufgrund eines Tippfehlers kam Ihre E-Mail mit dem Hinweis "unbekannter Nutzer" an mich zurück.
Formal, polite
For further information please consult our website at…
Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Internetseite unter...
Formal, when advertising your website

E-Mail - Closing

If you need any additional assistance, please contact me.
Für weitere Auskünfte stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Formal, very polite
If we can be of any further assistance, please let us know.
Bitte lassen Sie uns wissen, falls wir Ihnen weiter behilflich sein können.
Formal, very polite
Thanking you in advance…
Vielen Dank im Voraus...
Formal, very polite
Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Formal, very polite
I would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible.
Ich wäre Ihnen äußerst dankbar, wenn Sie diese Angelegenheit so schnell wie möglich prüfen könnten.
Formal, very polite
Please reply as soon as possible because…
Bitte antworten Sie uns umgehend, da…
Formal, polite
If you require any further information, feel free to contact me.
Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Formal, polite
I look forward to the possibility of working together.
Ich freue mich auf die Zusammenarbeit.
Formal, polite
Thank you for your help in this matter.
Vielen Dank für Ihre Hilfe in dieser Angelegenheit.
Formal, polite
I look forward to discussing this with you.
Ich freue mich darauf, diesen Sachverhalt mit Ihnen zu besprechen.
Formal, direct
If you require more information ...
Falls Sie weitere Informationen benötigen...
Formal, direct
We appreciate your business.
Wir schätzen Sie als Kunde.
Formal, direct
Please contact me - my direct telephone number is…
Bitte kontaktieren Sie mich. Meine Telefonnummer ist...
Formal, very direct
I look forward to hearing from you soon.
Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören.
Less formal, polite
Yours faithfully,
Mit freundlichen Grüßen
Formal, recipient name unknown
Yours sincerely,
Mit freundlichen Grüßen
Formal, widely used, recipient known
Respectfully yours,
Hochachtungsvoll
Formal, not widely used, recipient name known
Kind/Best regards,
Herzliche Grüße
Informal, between business partners who are on first-name terms
Regards,
Grüße
Informal, between business partners who work together often