English | Phrases - Business | E-Mail

E-Mail - Opening

Sehr geehrter Herr Präsident,
Dear Mr. President,
Very formal, recipient has a special title that must be used in place of their name
Sehr geehrter Herr,
Dear Sir,
Formal, male recipient, name unknown
Sehr geehrte Frau,
Dear Madam,
Formal, female recipient, name unknown
Sehr geehrte Damen und Herren,
Dear Sir / Madam,
Formal, recipient name and gender unknown
Sehr geehrte Damen und Herren,
Dear Sirs,
Formal, when addressing several unknown people or a whole department
Sehr geehrte Damen und Herren,
To whom it may concern,
Formal, recipient/s name and gender completely unknown
Sehr geehrter Herr Schmidt,
Dear Mr. Smith,
Formal, male recipient, name known
Sehr geehrte Frau Schmidt,
Dear Mrs. Smith,
Formal, female recipient, married, name known
Sehr geehrte Frau Schmidt,
Dear Miss Smith,
Formal, female recipient, single, name known
Sehr geehrte Frau Schmidt,
Dear Ms. Smith,
Formal, female recipient, name known, marital status unknown
Lieber Herr Schmidt,
Dear John Smith,
Less formal, one has done business with the recipient before
Lieber Johann,
Dear John,
Informal, one is personal friends with the recipient, relatively uncommon
Wir schreiben Ihnen bezüglich...
We are writing to you regarding…
Formal, to open on behalf of the whole company
Wir schreiben Ihnen in Zusammenhang mit...
We are writing in connection with ...
Formal, to open on behalf of the whole company
Bezug nehmend auf...
Further to…
Formal, to open regarding something you have seen from the company you are contacting
In Bezug auf...
With reference to…
Formal, to open regarding something you have seen from the company you are contacting
Ich schreibe Ihnen, um mich nach ... zu erkundigen...
I am writing to enquire about…
Less formal, to open on behalf of yourself for your company
Ich schreibe Ihnen im Namen von...
I am writing to you on behalf of...
Formal, when writing for someone else
Ihr Unternehmen wurde mir von ... sehr empfohlen...
Your company was highly recommended by…
Formal, polite way of opening

E-Mail - Main Body

Würde es Sie Ihnen etwas ausmachen, wenn...
Would you mind if…
Formal request, tentative
Wären Sie so freundlich...
Would you be so kind as to…
Formal request, tentative
Ich wäre Ihnen sehr verbunden, wenn...
I would be most obliged if…
Formal request, tentative
Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie uns ausführlichere Informationen über ... zusenden könnten.
We would appreciate it if you could send us more detailed information about…
Formal request, very polite
Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie ... könnten...
I would be grateful if you could...
Formal request, very polite
Würden Sie mir freundlicherweise ... zusenden...
Would you please send me…
Formal request, polite
Wir sind daran interessiert, ... zu beziehen/erhalten...
We are interested in obtaining/receiving…
Formal request, polite
Ich möchte Sie fragen, ob...
I must ask you whether...
Formal request, polite
Können Sie ... empfehlen...
Could you recommend…
Formal request, direct
Würden Sie mir freundlicherweise … zusenden...
Would you please send me…
Formal request, direct
Sie werden dringlichst gebeten...
You are urgently requested to…
Formal request, very direct
Wir wären Ihnen dankbar, wenn...
We would be grateful if…
Formal request, polite, on behalf of the company
Wie lautet Ihr aktueller Listenpreis für...
What is your current list price for…
Formal specific request, direct
Wir sind an ... interessiert und würden gerne wissen, ...
We are interested in ... and we would like to know ...
Formal enquiry, direct
Wir haben Ihrer Werbung entnommen, dass Sie ... herstellen...
We understand from your advertisment that you produce…
Formal enquiry, direct
Wir beabsichtigen...
It is our intention to…
Formal statement of intent, direct
Wir haben Ihr Angebot sorgfältig geprüft und…
We carefully considered your proposal and…
Formal, leading to a decision regarding a business deal
Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass…
We are sorry to inform you that…
Formal, rejection of a business deal or showing no interest in an offer
Der Anhang ist im ...-Format.
The attachment is in...
Formal, detailing with what program the recipient should open the attachment
Ich habe Ihren Anhang heute Morgen nicht öffnen können. Mein Virenscanner hat einen Virus entdeckt.
I could not open your attachment this morning. My virus-checker program detected a virus.
Formal, direct, detailing a problem with an attachment
Bitte entschuldigen Sie die verspätete Weiterleitung der Nachricht, aber aufgrund eines Tippfehlers kam Ihre E-Mail mit dem Hinweis "unbekannter Nutzer" an mich zurück.
I apologise for not forwarding the message sooner, but due to a typing error your mail was returned marked "user unknown".
Formal, polite
Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Internetseite unter...
For further information please consult our website at…
Formal, when advertising your website

E-Mail - Closing

Für weitere Auskünfte stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
If you need any additional assistance, please contact me.
Formal, very polite
Bitte lassen Sie uns wissen, falls wir Ihnen weiter behilflich sein können.
If we can be of any further assistance, please let us know.
Formal, very polite
Vielen Dank im Voraus...
Thanking you in advance…
Formal, very polite
Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
Formal, very polite
Ich wäre Ihnen äußerst dankbar, wenn Sie diese Angelegenheit so schnell wie möglich prüfen könnten.
I would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible.
Formal, very polite
Bitte antworten Sie uns umgehend, da…
Please reply as soon as possible because…
Formal, polite
Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
If you require any further information, feel free to contact me.
Formal, polite
Ich freue mich auf die Zusammenarbeit.
I look forward to the possibility of working together.
Formal, polite
Vielen Dank für Ihre Hilfe in dieser Angelegenheit.
Thank you for your help in this matter.
Formal, polite
Ich freue mich darauf, diesen Sachverhalt mit Ihnen zu besprechen.
I look forward to discussing this with you.
Formal, direct
Falls Sie weitere Informationen benötigen...
If you require more information ...
Formal, direct
Wir schätzen Sie als Kunde.
We appreciate your business.
Formal, direct
Bitte kontaktieren Sie mich. Meine Telefonnummer ist...
Please contact me - my direct telephone number is…
Formal, very direct
Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören.
I look forward to hearing from you soon.
Less formal, polite
Mit freundlichen Grüßen
Yours faithfully,
Formal, recipient name unknown
Mit freundlichen Grüßen
Yours sincerely,
Formal, widely used, recipient known
Hochachtungsvoll
Respectfully yours,
Formal, not widely used, recipient name known
Herzliche Grüße
Kind/Best regards,
Informal, between business partners who are on first-name terms
Grüße
Regards,
Informal, between business partners who work together often