English | Phrases - Business | E-Mail

E-Mail - Opening

拝啓
・・・・様
Dear Mr. President,
Very formal, recipient has a special title that must be used in place of their name
拝啓
Dear Sir,
Formal, male recipient, name unknown
拝啓 
Dear Madam,
Formal, female recipient, name unknown
拝啓
Dear Sir / Madam,
Formal, recipient name and gender unknown
拝啓 
Dear Sirs,
Formal, when addressing several unknown people or a whole department
関係者各位
To whom it may concern,
Formal, recipient/s name and gender completely unknown
拝啓
・・・・様
Dear Mr. Smith,
Formal, male recipient, name known
拝啓
・・・・様
Dear Mrs. Smith,
Formal, female recipient, married, name known
拝啓
・・・・様
Dear Miss Smith,
Formal, female recipient, single, name known
拝啓
・・・・様
Dear Ms. Smith,
Formal, female recipient, name known, marital status unknown
佐藤太郎様
Dear John Smith,
Less formal, one has done business with the recipient before
佐藤太郎様
Dear John,
Informal, one is personal friends with the recipient, relatively uncommon
・・・・についてお知らせいたします。
We are writing to you regarding…
Formal, to open on behalf of the whole company
一同に代わって、・・・・についてご連絡いたします。
We are writing in connection with ...
Formal, to open on behalf of the whole company
・・・にさらに付け加えますと、
Further to…
Formal, to open regarding something you have seen from the company you are contacting
・・・・に関してご連絡いたしますが、・・・・
With reference to…
Formal, to open regarding something you have seen from the company you are contacting
・・・についてお伺いします。
I am writing to enquire about…
Less formal, to open on behalf of yourself for your company
・・・に代わって連絡しております。
I am writing to you on behalf of...
Formal, when writing for someone else
あなたの会社は・・・に高く評価されています。
Your company was highly recommended by…
Formal, polite way of opening

E-Mail - Main Body

・・・・していただけないでしょうか。
Would you mind if…
Formal request, tentative
申し訳ありませんが・・・・してくださいませんか?
Would you be so kind as to…
Formal request, tentative
・・・・していただけると大変ありがたく思います。
I would be most obliged if…
Formal request, tentative
・・・・についての詳細な情報をお送りいただけると大変ありがたく思います。
We would appreciate it if you could send us more detailed information about…
Formal request, very polite
・・・・していただければ幸いです。
I would be grateful if you could...
Formal request, very polite
・・・・を送っていただけますか。
Would you please send me…
Formal request, polite
是非・・・・を購入したいと思います。
We are interested in obtaining/receiving…
Formal request, polite
・・・・は可能でしょうか?
I must ask you whether...
Formal request, polite
・・・・を紹介してください。
Could you recommend…
Formal request, direct
・・・・をお送りください。
Would you please send me…
Formal request, direct
至急・・・・してください。
You are urgently requested to…
Formal request, very direct
・・・していただけたら私どもは大変うれしく思います。
We would be grateful if…
Formal request, polite, on behalf of the company
現在の・・・・のカタログ記載価格はいくらでしょうか?
What is your current list price for…
Formal specific request, direct
私どもは・・・・に興味があるので詳細をお知らせいただけるとありがたいです。
We are interested in ... and we would like to know ...
Formal enquiry, direct
貴社の広告で拝見した、・・・・についての件ですが、
We understand from your advertisment that you produce…
Formal enquiry, direct
・・・・することを目的としております。
It is our intention to…
Formal statement of intent, direct
私どもは貴社のご提案を考慮し、・・・・
We carefully considered your proposal and…
Formal, leading to a decision regarding a business deal
大変申し訳ございませんが・・・・
We are sorry to inform you that…
Formal, rejection of a business deal or showing no interest in an offer
添付ファイルは・・・・のフォーマットで開いてください。
The attachment is in...
Formal, detailing with what program the recipient should open the attachment
私のパソコンのウイルスチェッカーがウイルスを感知したため、あなたが添付してくださったファイルを開くことができませんでした。
I could not open your attachment this morning. My virus-checker program detected a virus.
Formal, direct, detailing a problem with an attachment
連絡が遅れてしまい大変申し訳ございません。しかしアドレス間違いがあったためあなた宛てのメールは送信できませんでした。
I apologise for not forwarding the message sooner, but due to a typing error your mail was returned marked "user unknown".
Formal, polite
詳細については・・・・のウェブサイトを参照して下さい。
For further information please consult our website at…
Formal, when advertising your website

E-Mail - Closing

ご不明な点がございましたらどうぞお気軽にご連絡ください。
If you need any additional assistance, please contact me.
Formal, very polite
何かお役に立てることがございましたらご連絡ください。
If we can be of any further assistance, please let us know.
Formal, very polite
・・・・してくださいますようお願いいたします。
Thanking you in advance…
Formal, very polite
詳細に関してはどうぞお気軽にご連絡ください。
Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
Formal, very polite
この件につきましでできるだけ早くお調べいただけると大変ありがたく思います。
I would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible.
Formal, very polite
・・・・のため、できるだけ早いお返事をお待ちしております。
Please reply as soon as possible because…
Formal, polite
詳細に関してはどうぞお気軽にご連絡ください。
If you require any further information, feel free to contact me.
Formal, polite
お取り引きを開始させていただきたく思います。
I look forward to the possibility of working together.
Formal, polite
お力添えいただきありがとうございます。
Thank you for your help in this matter.
Formal, polite
この件について話し合える日を心待ちにしています。
I look forward to discussing this with you.
Formal, direct
さらに情報が必要な場合は・・・・
If you require more information ...
Formal, direct
誠にありがとうございました。
We appreciate your business.
Formal, direct
私までご連絡ください。電話番号は・・・・です。
Please contact me - my direct telephone number is…
Formal, very direct
お返事を楽しみに待っています。
I look forward to hearing from you soon.
Less formal, polite
敬具
Yours faithfully,
Formal, recipient name unknown
敬具
Yours sincerely,
Formal, widely used, recipient known
敬白
Respectfully yours,
Formal, not widely used, recipient name known
敬具
Kind/Best regards,
Informal, between business partners who are on first-name terms
よろしくお願い致します。
Regards,
Informal, between business partners who work together often