English | Phrases - Business | E-Mail

E-Mail - Opening

Kính gửi ngài Chủ tịch,
Dear Mr. President,
Very formal, recipient has a special title that must be used in place of their name
Thưa ông,
Dear Sir,
Formal, male recipient, name unknown
Thưa bà,
Dear Madam,
Formal, female recipient, name unknown
Thưa ông/bà,
Dear Sir / Madam,
Formal, recipient name and gender unknown
Thưa các ông bà,
Dear Sirs,
Formal, when addressing several unknown people or a whole department
Thưa ông/bà,
To whom it may concern,
Formal, recipient/s name and gender completely unknown
Kính gửi ông Nguyễn Văn A,
Dear Mr. Smith,
Formal, male recipient, name known
Kính gửi bà Trần Thị B,
Dear Mrs. Smith,
Formal, female recipient, married, name known
Kính gửi bà Trần Thị B,
Dear Miss Smith,
Formal, female recipient, single, name known
Kính gửi bà Trần Thị B,
Dear Ms. Smith,
Formal, female recipient, name known, marital status unknown
Gửi ông (Nguyễn Văn) A,
Dear John Smith,
Less formal, one has done business with the recipient before
Gửi ông A,
Dear John,
Informal, one is personal friends with the recipient, relatively uncommon
Chúng tôi xin viết thư liên hệ về...
We are writing to you regarding…
Formal, to open on behalf of the whole company
Chúng tôi viết thư này để liên hệ với ông/bà về...
We are writing in connection with ...
Formal, to open on behalf of the whole company
Liên quan tới việc/vấn đề...
Further to…
Formal, to open regarding something you have seen from the company you are contacting
Về việc/vấn đề...
With reference to…
Formal, to open regarding something you have seen from the company you are contacting
Tôi viết thư này để nói về...
I am writing to enquire about…
Less formal, to open on behalf of yourself for your company
Tôi xin thay mặt... viết thư này
I am writing to you on behalf of...
Formal, when writing for someone else
Qua lời giới thiệu của..., chúng tôi biết đến Quý công ty
Your company was highly recommended by…
Formal, polite way of opening

E-Mail - Main Body

Liệu ông/bà có phiền...
Would you mind if…
Formal request, tentative
Không biết ông/bà có vui lòng...
Would you be so kind as to…
Formal request, tentative
Nếu ông/bà..., tôi xin vô cùng cảm ơn
I would be most obliged if…
Formal request, tentative
Chúng tôi vô cùng biết ơn nếu ông/bà không phiền cung cấp thêm thông tin về...
We would appreciate it if you could send us more detailed information about…
Formal request, very polite
Nếu ông/bà có thể..., tôi xin chân thành cảm ơn.
I would be grateful if you could...
Formal request, very polite
Ông/bà có thể vui lòng gửi...
Would you please send me…
Formal request, polite
Chúng tôi rất quan tâm tới...
We are interested in obtaining/receiving…
Formal request, polite
Tôi xin phép hỏi liệu ông/bà...
I must ask you whether...
Formal request, polite
Ông/bà có thể giới thiệu... được không?
Could you recommend…
Formal request, direct
Ông/bà vui lòng gửi...
Would you please send me…
Formal request, direct
Chúng tôi mong ông bà nhanh chóng...
You are urgently requested to…
Formal request, very direct
Chúng tôi sẽ vô cùng biết ơn nếu...
We would be grateful if…
Formal request, polite, on behalf of the company
Xin hỏi bảng giá hiện tại cho... của ông/bà là như thế nào?
What is your current list price for…
Formal specific request, direct
Chúng tôi rất quan tâm tới... và muốn biết...
We are interested in ... and we would like to know ...
Formal enquiry, direct
Theo như chúng tôi được biết qua quảng cáo, ông/bà có sản xuất...
We understand from your advertisment that you produce…
Formal enquiry, direct
Chúng tôi dự định...
It is our intention to…
Formal statement of intent, direct
Chúng tôi đã cân nhắc kĩ lưỡng đề xuất từ phía ông/bà và...
We carefully considered your proposal and…
Formal, leading to a decision regarding a business deal
Chúng tôi rất tiếc phải nói rằng...
We are sorry to inform you that…
Formal, rejection of a business deal or showing no interest in an offer
File được đính kèm trong email này có định dạng...
The attachment is in...
Formal, detailing with what program the recipient should open the attachment
Tôi không mở được file đính kèm sáng hôm nay, vì chương trình diệt virus trên máy tính của tôi phát hiện ra có virus trong file.
I could not open your attachment this morning. My virus-checker program detected a virus.
Formal, direct, detailing a problem with an attachment
Tôi xin lỗi vì đã không chuyển tiếp email này sớm hơn cho ông/bà, nhưng do lỗi đánh máy mà email đã dội lại với thông báo "không rõ người nhận."
I apologise for not forwarding the message sooner, but due to a typing error your mail was returned marked "user unknown".
Formal, polite
Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng ghé thăm website của chúng tôi tại...
For further information please consult our website at…
Formal, when advertising your website

E-Mail - Closing

Nếu ông/bà có thắc mắc gì, xin vui lòng liên hệ với tôi.
If you need any additional assistance, please contact me.
Formal, very polite
Nếu chúng tôi có thể hỗ trợ được gì cho ông/bà, xin hãy cho chúng tôi biết.
If we can be of any further assistance, please let us know.
Formal, very polite
Xin chân thành cảm ơn...
Thanking you in advance…
Formal, very polite
Nếu ông bà cần thêm thông tin gì, xin đừng ngần ngại liên lạc với tôi.
Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.
Formal, very polite
Tôi rất cảm ơn nếu ông/bà có thể xem xét vấn đề này kịp thời.
I would be most grateful if you would look into this matter as soon as possible.
Formal, very polite
Tôi rất mong sớm nhận được hồi đáp của ông/bà vì...
Please reply as soon as possible because…
Formal, polite
Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin vui lòng liên hệ với tôi.
If you require any further information, feel free to contact me.
Formal, polite
Tôi rất mong chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác với nhau.
I look forward to the possibility of working together.
Formal, polite
Cảm ơn sự giúp đỡ của ông/bà.
Thank you for your help in this matter.
Formal, polite
Tôi rất mong có cơ hội được thảo luận thêm về vấn đề này với ông/bà.
I look forward to discussing this with you.
Formal, direct
Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì...
If you require more information ...
Formal, direct
Chúng tôi rất vui được phục vụ ông/bà.
We appreciate your business.
Formal, direct
Xin hãy liên hệ trực tiếp với tôi qua số điện thoại...
Please contact me - my direct telephone number is…
Formal, very direct
Tôi rất mong sớm nhận được hồi âm của ông/bà.
I look forward to hearing from you soon.
Less formal, polite
Kính thư,
Yours faithfully,
Formal, recipient name unknown
Kính thư,
Yours sincerely,
Formal, widely used, recipient known
Trân trọng,
Respectfully yours,
Formal, not widely used, recipient name known
Thân ái,
Kind/Best regards,
Informal, between business partners who are on first-name terms
Thân ái,
Regards,
Informal, between business partners who work together often