Japanese | Phrases - Business | Letter

Letter - Address

Mr. J. Rhodes
Rhodes & Rhodes Corp.
212 Silverback Drive
California Springs CA 92926
Mr. J. Rhodes, Rhodes & Rhodes Corp., 212 Silverback Drive, California Springs CA 92926
American address format:
Name of recipient
Company name
Street number + street name
Name of town + state abbreviation + zip code
Mr. Adam Smith
Smith Plastics
8 Crossfield Road
Selly Oak
Birmingham
West Midlands
B29 1WQ
Mr. Adam Smith, Smith's Plastics, 8 Crossfield Road, Selly Oak, Birmingham, West Midlands, B29 1WQ
British and Irish address format:
Name of recipient
Company name
Number + street name
Town/city name
County
Postal code
The Managing Director
Fightstar Corporation
155 Mountain Rise
Antogonish NS B2G 5T8
The Managing Director, Fightstar Corporation, 155 Mountain Rise, Antogonish NS B2G 5T8
Canadian address format:
Name of recipient
Company name
Street number + street name
Name of town + province abbreviation + postal code
Ms. Celia Jones
TZ Motors
47 Herbert Street
Floreat
Perth WA 6018
Ms. Celia Jones, TZ Motors, 47 Herbert Street, Floreat, Perth WA 6018
Australian address format:
Name of recipient
Company name
Street number + street name
Name of province
Town/city name + postal code
Miss L. Marshall
Aquatechnics Ltd.
745 King Street
West End
Wellington 0680
Miss L. Marshall, Aquatechnics Ltd., 745 King Street, West End, Wellington 0680
New Zealand address format:
Name of recipient
Company name
Number + street name
Suburb/RD number/PO box
Town/city + postal code
Müller & Sohn GmbH
Herrn Peter Müller
Falkenstraße 28
20140 Hamburg
Deutschland
123-1234
愛知県 名古屋市 中川区12345-6 
株式会社日本 代表取締役社長
佐藤太郎様
Standard English Address format: name of recipient, company name, street number + street name, name of town + region/state + zip/postal code.

Letter - Opening

Sehr geehrter Herr Präsident,
代表取締役社長 ・・・・様
Very formal, recipient has a special title that must be used in place of their name
Sehr geehrte Damen und Herren,
拝啓
Formal, male recipient, name unknown
Sehr geehrte Damen und Herren,
拝啓
Formal, female recipient, name unknown
Sehr geehrte Damen und Herren,
拝啓
Formal, recipient name and gender unknown
Sehr geehrte Damen und Herren,
株式会社・・・ ・・・・ 御中 
Formal, when addressing several unknown people or a whole department
Sehr geehrte Damen und Herren,
関係者各位
Formal, recipient/s name and gender completely unknown
Sehr geehrter Herr Schmidt,
拝啓
・・・・様
Formal, male recipient, name known
Sehr geehrte Frau Schmidt,
拝啓
・・・・様
Formal, female recipient, married, name known
Sehr geehrte Frau Schmidt,
佐藤愛子様
Formal, female recipient, single, name known
Sehr geehrte Frau Schmidt,
佐藤愛子様
Formal, female recipient, name known, marital status unknown
Lieber Herr Schmidt,
佐藤太郎様
Less formal, one has done business with the recipient before
Lieber Johann,
佐藤太郎様
Informal, one is personal friends with the recipient, relatively uncommon
Wir schreiben Ihnen bezüglich...
会社を代表してごあいさつ申し上げます。
Formal, to open on behalf of the whole company
Wir schreiben Ihnen in Zusammenhang mit...
一同に変わって・・・
Formal, to open on behalf of the whole company
Bezug nehmend auf...
先日の・・・の件ですが、
Formal, to open regarding something you have seen from the company you are contacting
In Bezug auf...
・・・にさらに付け加えますと、
Formal, to open regarding something you have seen from the company you are contacting
Ich schreibe Ihnen, um mich nach ... zu erkundigen...
・・・についてお伺いします。
Less formal, to open on behalf of yourself for your company
Ich schreibe Ihnen im Namen von...
・・・に代わって連絡しております。
Formal, when writing for someone else
Ihr Unternehmen wurde mir von ... sehr empfohlen...
あなたの会社は・・・に高く評価されています。
Formal, polite way of opening

Letter - Main Body

Würde es Sie Ihnen etwas ausmachen, wenn...
・・・・していただけないでしょうか。
Formal request, tentative
Wären Sie so freundlich...
申し訳ありませんが・・・・してくださいませんか?
Formal request, tentative
Ich wäre Ihnen sehr verbunden, wenn...
・・・・していただけると大変ありがたいです。
Formal request, tentative
Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie uns ausführlichere Informationen über ... zusenden könnten.
・・・・についての情報をお送りいただけると大変ありがたく思います。
Formal request, very polite
Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie ... könnten...
・・・・していただければ幸いです。
Formal request, very polite
Würden Sie mir freundlicherweise ... zusenden...
・・・・していただけますか?
Formal request, polite
Wir sind daran interessiert, ... zu beziehen/erhalten...
是非・・・・を購入したいと思います。
Formal request, polite
Ich möchte Sie fragen, ob...
・・・・は可能でしょうか。
Formal request, polite
Können Sie ... empfehlen...
・・・・を紹介していただけますか。
Formal request, direct
Würden Sie mir freundlicherweise … zusenden...
・・・・をお送りください。
Formal request, direct
Sie werden dringlichst gebeten, ...
至急・・・・してください。
Formal request, very direct
Wir wären Ihnen dankbar, wenn...
・・・・していただけませんでしょうか。
Formal request, polite, on behalf of the company
Wie lautet Ihr aktueller Listenpreis für...
現在の・・・・のカタログ記載価格はいくらでしょうか?
Formal specific request, direct
Wir sind an ... interessiert und würden gerne wissen, ...
私どもは・・・・に興味があるので詳細をお知らせいただけるとありがたいです。
Formal enquiry, direct
Wir haben Ihrer Werbung entnommen, dass Sie ... herstellen...
貴社の広告で拝見した、・・・・についての件ですが、
Formal enquiry, direct
Wir beabsichtigen...
・・・・することを目的としております。
Formal statement of intent, direct
Wir haben Ihr Angebot sorgfältig geprüft und…
私どもは貴社のご提案を考慮し、・・・・
Formal, leading to a decision regarding a business deal
Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass…
大変申し訳ございませんが・・・・
Formal, rejection of a business deal or showing no interest in an offer

Letter - Closing

Für weitere Auskünfte stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
ご不明な点がございましたらどうぞお気軽にご連絡ください。
Formal, very polite
Bitte lassen Sie uns wissen, falls wir Ihnen weiter behilflich sein können.
何かお役に立てることがございましたらご連絡ください。
Formal, very polite
Vielen Dank im Voraus...
・・・・してくださいますようお願いいたします。
Formal, very polite
Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
詳細に関してはどうぞお気軽にご連絡ください。
Formal, very polite
Ich wäre Ihnen äußerst dankbar, wenn Sie diese Angelegenheit so schnell wie möglich prüfen könnten.
この件につきましでできるだけ早くお調べいただけると大変ありがたく思います。
Formal, very polite
Bitte antworten Sie uns umgehend, da…
・・・・のため、できるだけ早いお返事をお待ちしております。
Formal, polite
Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
詳細に関してはどうぞお気軽にご連絡ください。
Formal, polite
Ich freue mich auf die Zusammenarbeit.
お取り引きを開始させていただきたく思います。
Formal, polite
Vielen Dank für Ihre Hilfe in dieser Angelegenheit.
お力添えいただきありがとうございます。
Formal, polite
Ich freue mich darauf, diesen Sachverhalt mit Ihnen zu besprechen.
取り引きを開始できる日を心待ちにしています。
Formal, direct
Falls Sie weitere Informationen benötigen...
さらに情報が必要な場合は・・・・
Formal, direct
Wir schätzen Sie als Kunde.
ありがとうございました。
Formal, direct
Bitte kontaktieren Sie mich. Meine Telefonnummer ist...
どうぞお問い合わせください。電話番号は・・・・です。
Formal, very direct
Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören.
お返事を楽しみにしています。
Less formal, polite
Mit freundlichen Grüßen
敬具
Formal, recipient name unknown
Mit freundlichen Grüßen
敬具
Formal, widely used, recipient known
Hochachtungsvoll
敬白
Formal, not widely used, recipient name known
Herzliche Grüße
どうぞよろしくお願いします。
Informal, between business partners who are on first-name terms
Grüße
どうぞよろしくお願いします。
Informal, between business partners who work together often