Spanish | Phrases - Business | Letter

Letter - Address

Mr. J. Rhodes
Rhodes & Rhodes Corp.
212 Silverback Drive
California Springs CA 92926
Sr. J. Rhodes
Rhodes & Rhodes Corp.
212 Silverback Drive
California Springs CA 92926
American address format:
Name of recipient
Company name
Street number + street name
Name of town + state abbreviation + zip code
Mr. Adam Smith
Smith Plastics
8 Crossfield Road
Selly Oak
Birmingham
West Midlands
B29 1WQ
Polix S.A
Ref. Sr. Juan Pérez
Av. Galileo 110
12560 Madrid (Madrid)
British and Irish address format:
Name of recipient
Company name
Number + street name
Town/city name
County
Postal code
The Managing Director
Fightstar Corporation
155 Mountain Rise
Antogonish NS B2G 5T8
Polix S.A
Ref. Sr. Juan Pérez
Av. Galileo 1102
2560 Quilmes, Provincia de Buenos Aires
Canadian address format:
Name of recipient
Company name
Street number + street name
Name of town + province abbreviation + postal code
Ms. Celia Jones
TZ Motors
47 Herbert Street
Floreat
Perth WA 6018
Sra. Celia Jones
TZ Motors
47 Herbert Street
Floreat
Perth WA 6018
Australian address format:
Name of recipient
Company name
Street number + street name
Name of province
Town/city name + postal code
Miss L. Marshall
Aquatechnics Ltd.
745 King Street
West End
Wellington 0680
Srta. L. Marshall
Aquatechnics Ltd.
745 King Street
West End
Wellington 0680
New Zealand address format:
Name of recipient
Company name
Number + street name
Suburb/RD number/PO box
Town/city + postal code
Müller & Sohn GmbH
Herrn Peter Müller
Falkenstraße 28
20140 Hamburg
Deutschland
Polix S.A
Ref. Sr. Juan Pérez
Av. Galileo 110
Colonia Polanco
C.P. 12560 México, D.F.
Standard English Address format: name of recipient, company name, street number + street name, name of town + region/state + zip/postal code.

Letter - Opening

Sehr geehrter Herr Präsident,
Distinguido Sr. Presidente:
Very formal, recipient has a special title that must be used in place of their name
Sehr geehrte Damen und Herren,
Distinguido Señor:
Formal, male recipient, name unknown
Sehr geehrte Damen und Herren,
Distinguida Señora:
Formal, female recipient, name unknown
Sehr geehrte Damen und Herren,
Distinguidos Señores:
Formal, recipient name and gender unknown
Sehr geehrte Damen und Herren,
Apreciados Señores:
Formal, when addressing several unknown people or a whole department
Sehr geehrte Damen und Herren,
A quien pueda interesar
Formal, recipient/s name and gender completely unknown
Sehr geehrter Herr Schmidt,
Apreciado Sr. Pérez:
Formal, male recipient, name known
Sehr geehrte Frau Schmidt,
Apreciada Sra. Pérez:
Formal, female recipient, married, name known
Sehr geehrte Frau Schmidt,
Apreciada Srta. Pérez:
Formal, female recipient, single, name known
Sehr geehrte Frau Schmidt,
Apreciada Sra. Pérez:
Formal, female recipient, name known, marital status unknown
Lieber Herr Schmidt,
Estimado Sr. Pérez:
Less formal, one has done business with the recipient before
Lieber Johann,
Querido Juan:
Informal, one is personal friends with the recipient, relatively uncommon
Wir schreiben Ihnen bezüglich...
Nos dirigimos a usted en referencia a...
Formal, to open on behalf of the whole company
Wir schreiben Ihnen in Zusammenhang mit...
Le escribimos en referencia a...
Formal, to open on behalf of the whole company
Bezug nehmend auf...
Con relación a...
Formal, to open regarding something you have seen from the company you are contacting
In Bezug auf...
En referencia a...
Formal, to open regarding something you have seen from the company you are contacting
Ich schreibe Ihnen, um mich nach ... zu erkundigen...
Escribo para pedir información sobre...
Less formal, to open on behalf of yourself for your company
Ich schreibe Ihnen im Namen von...
Le escribo en nombre de...
Formal, when writing for someone else
Ihr Unternehmen wurde mir von ... sehr empfohlen...
Su compañía nos fue muy recomendada por...
Formal, polite way of opening

Letter - Main Body

Würde es Sie Ihnen etwas ausmachen, wenn...
¿Sería posible...
Formal request, tentative
Wären Sie so freundlich...
¿Tendría la amabilidad de...
Formal request, tentative
Ich wäre Ihnen sehr verbunden, wenn...
Me complacería mucho si...
Formal request, tentative
Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie uns ausführlichere Informationen über ... zusenden könnten.
Agradeceríamos si pudiera enviarnos información más detallada en cuanto a...
Formal request, very polite
Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie ... könnten...
Le agradecería enormemente si pudiera...
Formal request, very polite
Würden Sie mir freundlicherweise ... zusenden...
¿Podría enviarme...
Formal request, polite
Wir sind daran interessiert, ... zu beziehen/erhalten...
Estamos interesados en obtener/recibir...
Formal request, polite
Ich möchte Sie fragen, ob...
Me atrevo a preguntarle si...
Formal request, polite
Können Sie ... empfehlen...
¿Podría recomendarme...
Formal request, direct
Würden Sie mir freundlicherweise … zusenden...
¿Podría enviarme...
Formal request, direct
Sie werden dringlichst gebeten, ...
Se le insta urgentemente a...
Formal request, very direct
Wir wären Ihnen dankbar, wenn...
Estaríamos muy agradecidos si...
Formal request, polite, on behalf of the company
Wie lautet Ihr aktueller Listenpreis für...
¿Cuál es la lista actual de precios de...
Formal specific request, direct
Wir sind an ... interessiert und würden gerne wissen, ...
Estamos interesados en... y quisiéramos saber...
Formal enquiry, direct
Wir haben Ihrer Werbung entnommen, dass Sie ... herstellen...
Entendemos según su anuncio publicitario que ustedes producen...
Formal enquiry, direct
Wir beabsichtigen...
Es nuestra intención...
Formal statement of intent, direct
Wir haben Ihr Angebot sorgfältig geprüft und…
Consideramos su propuesta con detenimiento y...
Formal, leading to a decision regarding a business deal
Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass…
Lamentamos informarle que...
Formal, rejection of a business deal or showing no interest in an offer

Letter - Closing

Für weitere Auskünfte stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Si necesita ayuda adicional, sírvase a contactarme.
Formal, very polite
Bitte lassen Sie uns wissen, falls wir Ihnen weiter behilflich sein können.
Si podemos brindarle nuestra ayuda, por favor, háganoslo saber.
Formal, very polite
Vielen Dank im Voraus...
Le agradecemos de antemano...
Formal, very polite
Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Si requiere información adicional no dude en contactarme.
Formal, very polite
Ich wäre Ihnen äußerst dankbar, wenn Sie diese Angelegenheit so schnell wie möglich prüfen könnten.
Le agradecería mucho si atiende este asunto lo más pronto posible.
Formal, very polite
Bitte antworten Sie uns umgehend, da…
Le rogamos responda a la brevedad posible ya que...
Formal, polite
Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Si requiere más información no dude en contactarme.
Formal, polite
Ich freue mich auf die Zusammenarbeit.
Me complace la idea de trabajar juntos.
Formal, polite
Vielen Dank für Ihre Hilfe in dieser Angelegenheit.
Gracias por su ayuda en este asunto.
Formal, polite
Ich freue mich darauf, diesen Sachverhalt mit Ihnen zu besprechen.
Me complace la idea de discutir esto con usted.
Formal, direct
Falls Sie weitere Informationen benötigen...
Si requiere más información...
Formal, direct
Wir schätzen Sie als Kunde.
Apreciamos hacer negocios con usted.
Formal, direct
Bitte kontaktieren Sie mich. Meine Telefonnummer ist...
Por favor, póngase en contacto conmigo, mi número directo es...
Formal, very direct
Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören.
Espero tener noticias de usted pronto.
Less formal, polite
Mit freundlichen Grüßen
Se despide cordialmente,
Formal, recipient name unknown
Mit freundlichen Grüßen
Atentamente,
Formal, widely used, recipient known
Hochachtungsvoll
Respetuosamente,
Formal, not widely used, recipient name known
Herzliche Grüße
Saludos,
Informal, between business partners who are on first-name terms
Grüße
Saludos,
Informal, between business partners who work together often